Google Workspace導入

クラウド技術導入で議員事務所の業務を効率化

Google Workspace（旧Gsuite、Google apps）は、政治家事務所内のさまざまな業務を効率化できる、画期的なツールです。

メール機能であるGmailを使えば、本人はもちろんスタッフの皆さんも、事務所のPC、自宅のPC、携帯、スマートフォン、その他外出先などオンラインになる場所であればいつでもどこでもメールを送受信することができます。一般的なGmail（フリーメール）はメールアドレスが “@gmail.com” となりますが、Google Workspaceを導入すればオリジナルドメイン（独自ドメイン）のメールアドレスでGmail機能が利用できるようになります。

Googleカレンダーでスタッフとスケジュール共有が可能

そしてもうひとつ、どうしても紹介しておきたいのがGoogleカレンダーです。
議員のスケジュールをスタッフ全員で共有し、メールと同様にPC、タブレット、スマートフォンなどさまざまな機器から管理・更新が可能です。そして公開用のカレンダーを作成すれば、議員の公式WEBサイトで政治活動スケジュールを公開することも容易です。

このメールとカレンダーの機能だけでも、大幅に業務を効率化できること間違いありません。各種スマートフォンアプリの設定や、利用方法の講習会なども提供しております。

Googleドライブを利用すればファイル共有や共同編集も簡単

例えば挨拶文の起案など、スタッフが作成したファイルを議員本人に共有する場合に、メール添付で送信するとファイルの往復が続くうちに混乱が生じてしまうことがあります。

Googleドライブ内では、WordファイルはもちろんのことGoogleドキュメントファイル形式でも共有できるので、スマートフォンやタブレットなどマイクロソフトOfficeソフトがない環境でも文書の内容を閲覧できます。また、マイクロソフトOfficeソフトがない環境でも、内容の編集が可能です。
編集内容はクラウド上で即座に反映されますので、内容の行き違いも発生しません。